Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Rollen

von Bendemann Projects, Inhaber Andreas von Bendemann
Hafengasse 11, 72070 Tübingen, Deutschland
Datenschutzkontakt: datenschutz@keyvono.de

Keyvono ist eine Anwendung zur Verwaltung von Ferienunterkünften. Diese Hinweise gelten für keyvono.de und die weiter erreichbare Anwendung unter noralucia.de. Für Websitebetrieb, Nutzerkonten, Support und eigene Sicherheitsmaßnahmen ist der oben genannte Betreiber verantwortlich.

Für die Vermietung und die Daten ihrer Gäste sind die jeweiligen Gastgeber verantwortlich. Wenn ein Gastgeber Keyvono für sein Unternehmen nutzt, verarbeiten wir seine Unterkunfts-, Buchungs-, Kontakt- und Nachrichtendaten nach seinen Weisungen. Der Gastgeber legt Zwecke, Rechtsgrundlagen und notwendige Aufbewahrungsfristen fest und informiert seine Gäste. Rechte bezüglich einer Buchung kannst du deshalb auch direkt beim Gastgeber geltend machen. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

Website und Hosting

Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderter Pfad, HTTP-Status und technische Verbindungsdaten verarbeitet, um die Website auszuliefern und Missbrauch oder Fehler zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere, zuverlässige Betrieb. Hostinganbieter ist IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Die Zugriffsprotokolle enthalten keine URL-Abfrageparameter; dadurch werden beispielsweise OAuth-Codes und Passwort-Reset-Tokens nicht in diesen Protokollen erfasst.

Schriftarten, Logos und Oberflächenelemente werden lokal ausgeliefert. Auf den öffentlichen Produkt-, Anmelde- und Rechteseiten verwenden wir keine Marketing- oder Analyse-Tracker und keine eingebetteten Videos, Karten oder Social-Media-Pixel. Externe Links laden die Zielseite erst, wenn du sie öffnest. Die Produktdemo zeigt ausschließlich erfundene Daten und ruft keine echten Buchungen ab.

Nutzerkonto und Sicherheit

Für dein Konto verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, einen Passwort-Hash, E-Mail-Bestätigungsstatus, Konto- und Anmeldezeitpunkte sowie Workspace-Zuordnungen und Berechtigungen. Dein Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Pflichtangaben benötigen wir, um das angeforderte Konto bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsprüfungen, Sitzungen, CSRF-Schutz und die Begrenzung von Anfragen dienen dem Schutz der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bestätigungs- und Reset-Tokens werden serverseitig als Hash gespeichert. Bestätigungslinks sind 24 Stunden, Reset-Links eine Stunde gültig und nach erfolgreicher Verwendung entwertet. Die Anmeldung wird nach 90 Minuten Inaktivität beendet. Gegen Missbrauch werden zeitlich begrenzte Zähler und gehashte Kennungen eingesetzt. HTTPS schützt die Übertragung; Hostex-Zugangstokens werden verschlüsselt und nur serverseitig verarbeitet.

Unterkünfte, Buchungen und Channel-Verbindungen

Nach Autorisierung eines Hostex-Kontos kann Keyvono dessen verbundene Unterkünfte, Reservierungen, Kalender, Preise, Gästekontakte und Nachrichten abrufen und freigegebene Änderungen übertragen. Dazu gehören je nach Datenbestand Gastname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Buchungs- und Unterkunftskennung, Aufenthaltsdaten, Anzahl der Gäste, Preise, Buchungs- und Zahlungsstatus sowie Nachrichten und Anhänge. Airbnb und Booking.com werden dabei über Hostex angebunden.

Die Daten stammen vom verbundenen Hostex-Konto, den dort angebundenen Buchungsportalen, vom Gastgeber oder aus der Kommunikation mit Gästen. Keyvono speichert zusätzlich selbst angelegte oder ergänzte Kontakte, Gästemappen, Vorlagen, Einstellungen und Arbeitsabläufe. Für automatisierte Nachrichten werden Auftragsstatus und Kennungen gespeichert, um doppelte Sendungen zu verhindern. Die Verarbeitung dient den vom Gastgeber beauftragten Verwaltungs- und Kommunikationsfunktionen. Die Rechtsgrundlage der Buchungsverarbeitung bestimmt der Gastgeber, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Aufenthalts.

Die Verbindung ist freiwillig. Beim Trennen wird der Zugriff gesperrt. Erfolgreich widerrufene Zugangstokens werden entfernt; schlägt der Widerruf beim Anbieter fehl, bleiben sie verschlüsselt für einen erneuten Widerrufsversuch gespeichert. Das Trennen einer Verbindung löscht weder Buchungen beim Portal noch automatisch alle bereits in Keyvono angelegten Daten. Die Berechtigung kann zusätzlich beim Anbieter widerrufen werden.

KI-Gästeassistent und geplante Nachrichten

Aktiviert der Gastgeber den KI-Gästeassistenten, werden relevante Teile des Gesprächsverlaufs und freigegebene Unterkunftsinformationen serverseitig an die OpenAI API übermittelt, um eine passende Antwort auszuwählen. Wir übertragen keine Hostex-Zugangstokens oder Anmeldepasswörter an das Modell. Zeitlich geschützte Zugangsinformationen wie Schlüsselcodes werden vor der Modellanfrage entfernt und gegebenenfalls erst außerhalb des Modells eingesetzt. Der Zugriff darauf ist an den berechtigten Aufenthalt und das Check-in-Zeitfenster gebunden.

Nachrichten können personenbezogene Angaben enthalten. Deshalb sollen Gastgeber keine unnötigen Gästelisten, Ausweisdokumente, Zahlungsinformationen oder besonders sensiblen Daten in die Wissensdatei aufnehmen. Erkennbare E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vor der Modellanfrage zusätzlich maskiert; eine vollständige Anonymisierung freier Texte lässt sich damit nicht gewährleisten.

Die API wird mit deaktivierter Antwortspeicherung (store: false) verwendet. Laut OpenAI werden API-Daten ohne ausdrückliches Opt-in nicht zum Modelltraining verwendet. Das bedeutet nicht, dass keinerlei Daten beim Anbieter gespeichert werden: Für Missbrauchskontrollen können standardmäßig Protokolle bis zu 30 Tage, in gesetzlich oder sicherheitsbedingt erforderlichen Fällen länger, aufbewahrt werden. Eine besondere Zero-Data-Retention- oder reine EU-Verarbeitung wird hier nicht zugesagt. Weitere Informationen: OpenAI API – Datenverarbeitung.

Automatische KI-Antworten werden als solche gekennzeichnet. Kann der Assistent eine Frage nicht sicher anhand der freigegebenen Informationen beantworten, bleibt sie für den Gastgeber offen. Er entscheidet nicht über die Annahme oder Ablehnung einer Unterkunftsbuchung. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO ist nicht vorgesehen. Der Gastgeber kann automatische KI-Antworten in den Einstellungen ausschalten. Geplante Nachrichten verwenden separat eingerichtete Vorlagen und Zeitpläne; dafür ist keine Modellanfrage erforderlich.

Optionale Telegram-Benachrichtigungen

Nach ausdrücklicher Einrichtung kann der Gastgeber Hinweise auf offene Anliegen über einen Telegram-Bot erhalten. Keyvono speichert dafür eine verschlüsselte Empfänger-Chat-ID, eine Empfängerbezeichnung und den Verbindungsstatus. Die Benachrichtigung enthält einen allgemeinen Hinweis und einen Link zur betreffenden Unterhaltung, aber keinen Gastnamen, Nachrichtentext, Aufenthalt oder Schlüsselcode. Zum Öffnen der Unterhaltung ist eine gültige Keyvono-Anmeldung erforderlich; der Link enthält keine Anmeldeberechtigung.

Telegram erhält dabei die Empfängerkennung, den Benachrichtigungsinhalt und eine Unterhaltungskennung im Link. Bot-Nachrichten sind keine Ende-zu-Ende-verschlüsselten Secret Chats. Telegram verarbeitet Daten für seinen eigenen Dienst gemäß seiner Datenschutzerklärung. Du kannst die Verbindung in Keyvono trennen; bereits in Telegram gespeicherte Nachrichten werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Die Funktion dient der ausdrücklich angeforderten Benachrichtigung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

E-Mail-Versand und Kontakt

Konto-, Bestätigungs- und Passwort-Reset-E-Mails versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich). Verarbeitet werden Empfängeradresse, gegebenenfalls Name, Nachrichteninhalt und technische Zustellinformationen. Die E-Mails sind für Konto- und Zugangsfunktionen bestimmt, nicht für Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir holen keine Einwilligung zur Öffnungs- oder Klickmessung ein. Brevo ist so eingestellt, dass Kontakte ohne dokumentierte Tracking-Zustimmung nicht personenbezogen ausgewertet werden. Der Dienst kann weiterhin anonymisierte Öffnungsereignisse auswerten und Links über seine eigene Domain umleiten. Die vollständige Abschaltung dieser Technik ist noch zu klären. Zustell- und Fehlerprotokolle bleiben hiervon unberührt. Bei Brevo ist eine Aufbewahrung von einem Monat eingestellt; Vorschauen neuer transaktionaler E-Mails werden nicht gespeichert. Brevo-Datenschutzhinweise.

Unsere Kontaktpostfächer werden über Namecheap Private Email bereitgestellt. Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Absenderdaten, Inhalt, Anhänge und technische Metadaten zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse, Anfragen sachgerecht zu beantworten. Bitte sende uns keine Passwörter, Sitzungscookies oder API-Schlüssel. Namecheap-Datenschutzhinweise.

SMS-Verifizierung

Die SMS-Zwei-Faktor-Anmeldung ist derzeit in dieser Anwendung deaktiviert. Der normale Websitebesuch und die aktuelle Anmeldung laden deshalb kein Google reCAPTCHA und lösen keinen SMS-Versand aus. Bei früherer Einrichtung wurden bestätigte Mobilnummern verschlüsselt, Wiederherstellungscodes als Hash und kurzzeitige Prüfungs- und Versandzähler gespeichert.

Für frühere SMS-Verifizierungen kam Google Identity Platform/Firebase Authentication mit reCAPTCHA zum Einsatz. Eine Deaktivierung in Keyvono löscht ein gegebenenfalls bei Google vorhandenes Verifizierungsprofil nicht automatisch. Löschanfragen hierzu kannst du an datenschutz@keyvono.de richten. Informationen des Anbieters: Firebase-Datenschutz. Vor einer erneuten Aktivierung werden die erforderlichen Hinweise und Wahlmöglichkeiten für diese Funktion bereitgestellt.

Cookies und Browser-Speicher

Beim erstmaligen Besuch der öffentlichen Informationsseiten wird kein Sitzungscookie benötigt. Für Anmeldung, Registrierung, Passwort-Reset und geschützte Funktionen verwenden wir das erforderliche Sitzungscookie nlsid mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax. Gewählte Ansichten und Entwürfe können ausschließlich für die jeweilige Funktion im Browser gespeichert werden. Einzelheiten, Zwecke und Speicherdauern stehen unter Cookies & Browser-Speicher.

Die erforderliche Speicherung für ausdrücklich angeforderte Funktionen erfolgt gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den hier genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen. Dafür ist kein allgemeines Einwilligungsbanner erforderlich. Sollten später zustimmungspflichtige Dienste hinzukommen, müssen sie bis zu deiner Einwilligung blockiert bleiben.

Speicherdauer, Auskunft und Löschung

Konten und Workspace-Daten bleiben grundsätzlich für die Dauer der Nutzung gespeichert. Selbst angelegte Kontakte, Vorlagen und Wissensinhalte bleiben bis zur Entfernung oder einer entsprechenden Löschweisung erhalten. Archivieren ist keine Löschung: Ein archivierter Kontakt kann wiederhergestellt werden. Für die endgültige Löschung, Auskunft oder einen Export wende dich an datenschutz@keyvono.de. Bei Gästedaten stimmen wir die Bearbeitung mit dem verantwortlichen Gastgeber ab.

Technische Web-Zugriffsprotokolle werden täglich rotiert; 14 Rotationen werden vorgehalten. Container-Betriebsprotokolle sind zusätzlich größenbegrenzt. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können erforderliche Auszüge bis zur Klärung gesichert werden. Abgelaufene SMS-Prüfungen und Telegram-Kopplungsanfragen werden bei weiterer Nutzung technisch bereinigt; dies ist von der Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen zu unterscheiden.

Ein täglicher Wartungslauf entfernt abgelaufene Passwort-Reset-Hashes und E-Mail-Bestätigungshashes sowie Anfragezähler nach 48 Stunden. Verschlüsselte KI-Entscheidungsinhalte abgeschlossener oder an den Gastgeber übergebener Vorgänge werden nach 30 Tagen bereinigt. Status, Kennungen und Wiederholungsschutz bleiben erhalten, damit bereits bearbeitete Nachrichten nicht erneut versandt werden. Aktive Vorgänge und die Originalnachrichten im Buchungsportal werden hierbei nicht gelöscht.

Nach Ablauf des jeweiligen Zwecks werden nicht mehr erforderliche Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden für diese Zwecke beschränkt. Das betrifft gegebenenfalls auch Altdaten aus früheren Shop-Verträgen. Es besteht derzeit keine pauschale automatische Kontolöschung allein wegen Inaktivität.

Wiederherstellungssicherungen können ältere Datenstände enthalten. Die für Systemumstellungen erstellten vollständigen Sicherungen werden zugriffsbeschränkt lokal beim Betreiber aufbewahrt; hierfür erzeugte temporäre Serverarchive werden nach überprüfter Übertragung entfernt. Löschanweisungen müssen auch bei einer Wiederherstellung berücksichtigt werden. Sicherungen werden nicht als Ersatz für ein Löschverfahren verwendet.

Dienstleister und internationale Übermittlungen

Empfänger sind, soweit für die jeweilige Funktion erforderlich, IONOS (Hosting), Brevo (E-Mail-Versand), Namecheap (Kontaktpostfächer), Hostex und die vom Gastgeber verbundenen Buchungsportale, OpenAI (aktivierter KI-Assistent) sowie Telegram (eingerichtete Hinweise). Ein bloßer Besuch der öffentlichen Website übermittelt keine Gästedaten an Hostex oder OpenAI.

Bei Namecheap, OpenAI, Hostex, Telegram und gegebenenfalls deren Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Für internationale Übermittlungen sind geeignete Grundlagen nach Art. 44 ff. DSGVO erforderlich, etwa anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen. Die konkret einschlägige Grundlage hängt von Anbieter, Vertragspartei und beauftragtem Dienst ab; eine pauschale Zusage ausschließlich europäischer Verarbeitung wird nicht gemacht.

Informationen und Kopien der für deine Verarbeitung einschlägigen Garantien kannst du bei unserem Datenschutzkontakt anfordern. Anbieterunterlagen: IONOS, Brevo, Namecheap-DPA, Hostex, OpenAI-DPA. Die datenschutzrechtlichen Vereinbarungen für einen Gastgeber-Workspace sind zusätzlich zu diesen Websitehinweisen zu treffen.

Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Kontaktiere datenschutz@keyvono.de. Wir beantworten Anfragen grundsätzlich innerhalb eines Monats; eine gesetzlich zulässige Verlängerung wird begründet mitgeteilt. Zur Vermeidung unberechtigter Offenlegung prüfen wir die Identität angemessen und verlangen keine unnötigen Ausweiskopien.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort. Für den Betreiber in Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.